onsdag 29 augusti 2012

Framtidens kontor: ytans förbannelse

Hur ser då framtidens kontor ut?

Gå in på ett kontor på 2020-talet och vid en första anblick är det rätt likt dagens. Nej, inga robotsekreterare eller teleportationsmaskiner. Folk sitter vid skrivbord och träffas i konferensrum. Plattformen de flesta arbetar på kan ha växlat över till en smartphone stark som en PC även för tunga beräkningar som CAD CAM. Förmodligen används någon slags mus med tangentbord fortfarande för längre arbetsssessioner, för pekskärmar är för dyra och fungerar dåligt. Tala med system för röstigenkänning på datorn gör dig hes efter ett tag. Det kanske finns en 3D skrivare för att skriva ut modeller och enklare prototyper.

En interaktiv kontorsmiljö justerar temperatur, luftfuktighet, ljus och stolshöjd efter dina preferenser. Bara gå rätt genom en smart dörr som känner av ditt ID-kort eller din smartphone. En bot assisterar dig med att läsa dagens kalender. Telekonferenser med automatisk översättning och utskrift. Genom efterföljare till positioneringsprogram som Foursquare och Gowalla kan du veta vart du ska gå, vem du ska arbeta med och stämma möten. Både möten och spontana sammankomster är troligen välplanerade. Det att jobba hemifrån, ute hos kund eller från en tillfällig plats som ett kontorshotell. Det är ett Plug and Play kontor som ställs in efter dina preferenser.

Varför kan jag vara så säker och specifik om hur framtidens kontor ser ut? Förutom några tekniska detaljer ser det ju redan ut så här i dag!

På högkvarteret i New York är 1.000 av American Express 5.000 anställda bara inne någon dag i veckan. De har ingen egen plats längre. AmEx kom på att de har en 51 våningar hög skyskrapa med placeringar efter ett senioritetssystem. De måste använda sin dyra yta bättre, 50 procent av tiden står kontorsytan tom då anställda är sjuka, på resa eller kanske ute på ett affärsbesök. Boston Consulting sitter i byar av anställda ordnade efter funktion och på Siemens finns inte längre några fasta platser längre.

Dyr yta betyder en boom för arbetsplatsutformning och är det dyrt att flytta så måste anpassningsbarheten vara enkel på arbetsplatsen. Standarder blir viktigare på möbler och IT-miljö. Bosti associates beräknade att 59 procent av arbetstiden läggs på tyst fokuserat arbete snarare än att samarbeta med andra. Sankt Gallens universitet beräknade att bara 10 procent av idéerna kom till under formella möten. Det öppna kontorslandskapet är informationssamhällets motsvarighet till löpande bandet där hjärnan ständigt laddas med nya intryck. Därför måste det avlastas. GlaxoSmithKline uppgav ett halverat mailande med snabbare beslutsfattande med fler informella möten utan fast plats.

Mycket dyr yta går åt att lagra papper, är kontoret papperslöst? Kontorspersonal lägger fortfarande 60 procent av sin tid på att hantera skrivna dokument. Sedan 1960-talet har konsumtionen av papper fyrdubblats och konsumtionen av kontorspapper sexdubblats. I dag ligger den årliga användningen av papper i genomsnitt på 200 kg/invånare. I början av 2000-talet gick skrivarna varma. Användningen av kontorspapper ökade ända till 2007, när det förbrukades mer papper i Sverige än någonsin tidigare. Nu har förbrukningen gått ned. Mindre papper används nu än i mitten av 1990-talet. Det är en kostnadsfråga förstås, men även bättre skärmar att läsa på, smartare digitala dokument som kan ändras eftersom. Lagar kräver fortfarande att dokument ska lagras i tio år och då är papper säkrare.

Pressen från öppenheten gör att kontoret blir mer beroende av de som är dess minne. Därför ser vi så många överarbetade, vi är alla kontorister och får göra även deras jobb. Sekreterare togs bort på 90-talet, nu bort med administrativ personal som revisorn och advokaten. De har en specialiserad kunskap som går att automatisera just därför att den kostar relativt mycket. När fler funktioner blir automatiserade så läggs tyngden på att föregå behov, problemlösning och mänsklig interaktion.

Det här är den fjärde delen i en serie om framtidens kontor

Läs även andra bloggares åsikter om , , , , , , , , , , ,

Intressant

Bonobo ett föredöme?

Det finns en vurm för “det naturliga” i samtiden. Det har jag tagit upp tidigare om den lyckliga stenåldern , apan som människans spegel...